Införande och drift av ett kvalitetssystem

Ett sätt att spara pengar och konkurrera

Införande av kvalitetssystem

Utvecklingen av ett kvalitetssystem drivs ofta som ett verksamhetsprojekt i syfte att utveckla verksamheten inom företaget. Dessa projekt löper alltid stor risk att komma i andra hand. Därför är det viktigt att de drivs resultatorienterat med tydliga mål, noggrann planering och uppföljning.

Införandet av ett kvaIitetssystem enligt ISO 9001 ställer krav på företagsledning och medarbetare. Tidsåtgången att införa kvalitetssystem kan ta 1 till 2 år beroende på företagets storlek, verksamhet och engagemang.

Företaget måste också vara beredd på en fortsättning då kvalitetsarbetet är en ständigt pågående process.

Kvalitetsförbättringsprojekt ger stora möjligheter för allt fler att påverka sin egen och företagets utveckling samt bidrar till ständiga förbättringar. Genom ett målinriktat arbete med ett förbättringsprogram samlas företagets medarbetare kring en gemensam uppgift. Därigenom skapas ett engagemang i kvalitetsfrågor.

I följande punkter beskrivs ett effektivt program för införande och drift av ett kvalitetssystem. Programmet följer Demings Plan-Do-Check-Act och har tillämpats inom olika branschföretag som i dag har ett certifierat kvalitetssystem. Metodiken följer också standarden för miljöledningssystem ISO 14001, vilket hjälper Dig att uppfylla miljökraven.

1.1 Preliminär kvalitetspolicy och beslut att införa ett kvalitetssystem

Företagsledningen och kvalitetssamordnaren antar en preliminär kvalitetspolicy och bestämmer sig för att införa ett kvalitetssystem. Pkt. 4.1.1 enligt ISO 9001:1994

2.1 Genomförande av en nulägesanalys

I inledningsskedet är det viktigt att genomföra en genomgång av verksamheten och fastställa de kvalitetsinriktade förbättringsmöjligheterna samt utarbeta ett förbättringsprogram.

I programmet anges vilka personer som skall vara ansvariga för förbättringsåtgärderna samt tidplan för genomförandet. Pkt. 4.2.3 enligt ISO 9001:1994

3.1 Utbildning och träning av ledning och medarbetare

Ledningens engagemang och kompetens är en viktig förutsättning för att kvalitetsarbetet skall lyckas och bli lönsamt för företaget. Ett svagt intresse från ledningen kan rent av sätta stopp för kvalitetsarbetet.

Vid utvecklingen av ett kvalitetssystem måste alla involveras i företaget. Därför bör alla medarbetare redan från början ha en allmän kunskap om kvalitet och kvalitetssäkring.

Ledningen måste också se till att kvalitetsarbetet prioriteras och en bestämd handlingsplan upprättas som med bestämda perioder följs upp.

3.2 Dokumentera rutiner

Företagets befintliga rutiner skall dokumenteras i rutinbeskrivningar och då behov föreligger sker förbättring av dessa rutiner. Det kan också föreligga behov att utveckla och dokumentera nya rutiner.

Det är väsentligt att en dokumentstruktur utvecklas och att en likformighet mellan olika rutinbeskrivningar erhålls.

Varje rutinbeskrivning bör täcka en lämplig del av kvalitetssystemet, t ex ett fullständigt avsnitt i kravstandarden.

Viktiga aktiviteter vid utveckling av rutiner i ett kvalitetssystem är att uppfylla kundbehov och skapa lösningar för att motsvara dessa behov.

Ett hjälpmedel vid dokumentation av rutiner är att utforma flödesbilder för olika aktiviteter.

3.3 Utbildning och tillämpning av dokumenterade rutiner

Alla medarbetare måste besitta goda kunskaper om kvalitetspolicy, mål och kvalitetssäkring som gäller inom var och ens verksamhetsområden.

En stor fördel är om respektive chef utbildar och tränar sina egna medarbetare.

Tillämpningen av de dokumenterade rutinerna ska vara fullständiga i alla avseenden. Är de dokumenterade rutinerna inte tillämpliga måste de förbättras så att rutinskrivningen och praktiskt arbete stämmer. Ansvaret för tillämpningen ligger sedan hos chefen och hos varje medarbetare i företaget. Den grundläggande regeln är att var och en tar hela ansvaret för det arbete som man utför.

3.2 Utarbetande av kvalitetsmanual

Kvalitetsmanualen beskriver företagets organisation, verksamhet och dokumenterade rutiner.

Syftet med kvalitetsmanualen är bl a att informera medarbetare och kunder om företagets verksamhet och kvaIitetssystem.

Pkt. 4.1.2, 4.18, 4.2.1, 4.5, 4.2.2, 4.3, 4.4, 4.6, 4.7, 4.9, 4.15, 4.19, 4.8 enligt ISO 9001:1994

4.1 Periodiska genomgångar, information, underhåll och uppföljning av förbättringsprogram

I regel krävs att någon inom företaget (kvalitetssamordnaren) eller annan person underhåller och bistår med råd och exempel vid dokumentation och utveckling av kvalitetssystemet.

4.2 Genomförande av interna kvalitetsrevisioner

Interna kvalitetsrevisioner skall genomföras inom företaget för att kontrollera om kvalitetssystemet fungerar på avsett sätt. Det sker då en genomgång och granskning av dokumenterade rutiner samt uppföljning av rutinernas tillämpning.

Kvalitetsrevision skall genomföras av personal som är kvalificerad och kompetent samt oberoende av den reviderade aktiviteten. Standarderna SS-ISO 10 011-1 till -3 ger riktlinjer för revision av kvalitetssystem.

4.3 Tillämpning av korrigerande och förebyggande åtgärder

Tillämpning av effektiva rutiner för förbättring av verksamheten är mycket väsentlig om ett fungerande kvalitetssystem skall uppnås.

Viktigt är att upptäcka, analysera och eliminera orsaker till avvikelser, kundklagomål och reklamationer.

Pkt. 4.10, 4.12, 4.20, 4.11, 4.13, 4.14, 4.16, 4.17 enligt ISO 9001:1994

5.1 Ledningens genomgång av kvalitetssystemets effektivitet

Företagas verkställande ledning skall med bestämda intervaller utföra en genomgång av verksamheten och kvalitetssystemets effektivitet.

5.2. Tredjepartscertifiering

Företagets kvalitetssystem kan certifieras av ett ackrediterat certifieringsorgan. Uppfylls kraven enligt vald kravstandard i ISO 9000-serien erhåller företaget ett certifikat. Därmed behöver inte kunderna själva undersöka företagets kvalitetssystem.

Ett certifierat kvalitetssystem ger fördelar vid marknadsföring och ger ett konkret bevis på att företaget uppfyller ställda kundkrav.